INQA-Playbook: Digitale Zusammenarbeit

← Zurück zur Übersicht

Herausforderung

E-Mail ist nach wie vor das zentrale Kommunikationsmittel, Dateien liegen verstreut auf lokalen Laufwerken, und hybrides Arbeiten funktioniert nur notdürftig. Ihr Team verliert täglich wertvolle Zeit.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

  • E-Mail-Flut: Wichtige Informationen gehen in überfüllten Postfächern unter. Abstimmungen dauern Tage statt Minuten.
  • Dateichaos: Niemand weiß, welche Version die aktuelle ist. Dokumente heißen „Angebot_v3_final_FINAL_neu.docx".
  • Homeoffice als Notlösung: Wer von zu Hause arbeitet, hat schlechteren Zugriff auf Dateien und fühlt sich abgehängt.
  • Kein zentraler Ort für Projektarbeit: Aufgaben werden per E-Mail verteilt, Statusupdates per Zuruf gegeben, Ergebnisse in verschiedensten Ordnern abgelegt.
  • Meetings ohne Ergebnis: Zu viele Calls, zu wenig Struktur – und hinterher weiß niemand, was beschlossen wurde.
  • Wissen geht verloren: Wenn Kolleg:innen das Unternehmen verlassen, nehmen sie ihr Wissen mit – weil es nirgendwo dokumentiert ist.
  • IT-Tools nebeneinander statt miteinander: WhatsApp für Schnelles, E-Mail für Offizielles, ein Laufwerk für Dateien, ein anderes für Projekte – nichts ist integriert.

Ziel

Einführung und Verankerung einer modernen Collaboration-Plattform (z. B. Microsoft 365, Google Workspace), die Kommunikation, Dateiverwaltung und Zusammenarbeit an einem Ort vereint – und von Ihrem Team tatsächlich genutzt wird.

So läuft das Coaching ab

Phase 1

Erstberatung & Coaching-Scheck

  • Gemeinsames Erstgespräch: Wie arbeitet Ihr Team heute zusammen?
  • Bestandsaufnahme der bestehenden Tools und Schmerzpunkte
  • Begleitung zur INQA-Beratungsstelle und Beantragung des Coaching-Schecks
  • Definition der Coaching-Ziele: Was soll sich konkret verändern?
Phase 2

Coaching im Betrieb bis zu 12 Coaching-Tage, 7 Monate

Analyse & Strategie (Tag 1–3)

  • Erhebung der aktuellen Arbeitsweisen und Kommunikationsflüsse
  • Identifikation der wichtigsten Use-Cases (z. B. Projektarbeit, Dokumentenablage, Meetings)
  • Plattform-Empfehlung und Konfigurationsstrategie
  • Governance-Konzept entwickeln: Berechtigungen, Strukturen, Namenskonventionen

Einführung & Adoption (Tag 4–8)

  • Aufsetzen der Plattform gemeinsam mit Ihrer IT / Ihrem IT-Dienstleister
  • Pilotgruppe definieren und begleiten
  • Schulungen für Anwender:innen – keine PowerPoints, sondern Praxis am eigenen Arbeitsplatz
  • Champions im Team identifizieren und befähigen
  • Kommunikationsplan für den internen Roll-out

Roll-out & Festigung (Tag 9–12)

  • Schrittweise Ausweitung auf weitere Teams und Abteilungen
  • Alte Ablagestrukturen migrieren und abschalten
  • Feedback-Schleifen: Was funktioniert, was braucht Nachjustierung?
  • Best Practices und Guidelines für den Alltag erstellen
Phase 3

Abschluss & nachhaltige Wirkung

  • Abschlussgespräch mit der INQA-Beratungsstelle
  • Ergebnisdokumentation: Adoption-Kennzahlen, Feedback, erreichte Ziele
  • Übergabe eines Governance-Handbuchs und Best-Practice-Guides
  • Empfehlungen für die Weiterentwicklung der digitalen Zusammenarbeit

Was Sie nach dem Coaching haben

✓ Eine eingeführte und aktiv genutzte Collaboration-Plattform
✓ Geschulte Mitarbeitende und interne Champions
✓ Governance-Regeln und klare Strukturen
✓ Deutlich weniger E-Mail-Flut und Suchzeiten
✓ Eine solide Basis für hybrides und flexibles Arbeiten