Herausforderung
Der Kalender ist voll, der Tag ist um – und die eigentliche Arbeit bleibt liegen. In vielen KMU hat sich eine Meeting-Kultur verselbständigt, die Teams ausbremst statt voranbringt.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Kalender ohne Luft: Rücken-an-Rücken-Termine von 9 bis 17 Uhr – für konzentriertes Arbeiten bleibt keine Zeit.
- Meetings ohne Agenda: Man trifft sich, weil man sich immer trifft. Was besprochen werden soll, ist vorher unklar.
- Zu viele Teilnehmende: Acht Leute im Call, aber nur drei sind wirklich beteiligt – der Rest hört zu oder macht nebenbei etwas anderes.
- Ergebnisse verschwinden: Nach dem Meeting weiß niemand, was beschlossen wurde. Aufgaben werden nicht nachverfolgt.
- Kommunikation nur synchron: Jede Frage wird zum Termin, statt sie asynchron zu klären – per Chat, Dokument oder kurzem Video.
- Fokuszeit als Luxus: Ungestörtes Arbeiten ist nur vor 8 oder nach 18 Uhr möglich – das frisst Energie und Motivation.
- Führungskräfte als Meeting-Marathonläufer: Die meistbeschäftigten Personen haben die wenigste Zeit zum Nachdenken und Entscheiden.
- Keine Regeln, keine Reflexion: Es gibt weder Leitlinien für Meetings noch wird die Meeting-Kultur je hinterfragt.
Ziel
Gemeinsam entwickeln wir eine neue Meeting-Kultur und schaffen Strukturen für echte Fokuszeit. Weniger Meetings, bessere Ergebnisse – und ein Team, das wieder Luft zum Arbeiten hat.
So läuft das Coaching ab
Erstberatung & Coaching-Scheck
- Gemeinsames Erstgespräch: Wie sieht ein typischer Tag in Ihrem Unternehmen aus?
- Erste Einschätzung: Wie viel Zeit geht wirklich in Meetings?
- Begleitung zur INQA-Beratungsstelle und Beantragung des Coaching-Schecks
- Festlegung des Coaching-Schwerpunkts: Meeting-Kultur, Fokuszeit oder beides?
Coaching im Betrieb
Analyse & Bestandsaufnahme (Tag 1–3)
- Kalenderanalyse: Wie viel Zeit verbringt das Team tatsächlich in Meetings?
- Meeting-Audit: Welche Termine sind nötig, welche sind Gewohnheit?
- Interviews mit Mitarbeitenden und Führungskräften: Was fehlt, was stört?
- Identifikation der größten Zeitfresser und Quick Wins
Neue Formate & Regeln (Tag 4–8)
- Meeting-Leitlinien gemeinsam entwickeln: Wann ein Meeting, wann reicht eine Nachricht?
- Schlanke Formate einführen: Stand-ups, Timeboxing, Entscheidungs-Templates
- Fokuszeit-Blöcke im Team etablieren: Termine, in denen nicht gestört wird
- Asynchrone Alternativen erproben: Loom-Videos, Statusupdates per Chat, gemeinsame Dokumente
- Pilotphase: Ein Team testet die neuen Regeln im Alltag
Verankerung & Skalierung (Tag 9–12)
- Auswertung der Pilotphase: Was hat sich verändert? Wie viel Zeit wurde gewonnen?
- Anpassung und Roll-out auf weitere Teams
- Führungskräfte als Vorbilder: Meeting-Hygiene vorleben
- Regelmäßige Retrospektiven zur Meeting-Kultur verankern
Abschluss & nachhaltige Wirkung
- Abschlussgespräch mit der INQA-Beratungsstelle
- Ergebnisdokumentation: Eingesparte Meeting-Stunden, Feedback, neue Formate
- Übergabe von Meeting-Leitlinien, Format-Vorlagen und Retrospektiven-Fahrplan
- Empfehlungen für die Weiterentwicklung der Arbeitskultur
Was Sie nach dem Coaching haben
✓ Deutlich weniger und kürzere Meetings – ohne dass Informationen verloren gehen
✓ Etablierte Fokuszeit-Blöcke für konzentriertes Arbeiten
✓ Klare Meeting-Leitlinien, die das ganze Team kennt und lebt
✓ Asynchrone Kommunikationsformate als echte Alternative
✓ Führungskräfte, die Meeting-Hygiene vorleben und einfordern